Inschrijven deelnemers

U kunt op deze pagina het formulier downloaden waarmee u zich kunt inschrijven als deelnemer aan de Open Art Fair wanneer uw galerie voldoet aan de in de deelnemingsvoorwaarden gestelde criteria.

U vindt de deelnemingscriteria samen met alle informatie over prijzen, standbouw, tijden etc. in de deelnemingsvoorwaarden die u hieronder kunt downloaden.

KLIK HIER OM DE DEELNEMINGSVOORWAARDEN TE DOWNLOADEN
KLIK HIER OM HET INSCHRIJFFORMULIER TE DOWNLOADEN

Deelnemingsvoorwaarden Open Art Fair 2010

De bepalingen waaronder aan de Open Art Fair kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in deze deelnemingsvoorwaarden.

Organisatie
De Open Art Fair is een galeriebeurs voor hedendaagse kunst en wordt georganiseerd door Onderneming & Kunst, hierna te noemen: de organisator.

Plaats, datum en adres
De Open Art Fair vindt plaats in Jaarbeurs Utrecht van woensdag 8 tot en met zondag 12 september 2010

Correspondentieadres:
Open Art Fair
Herengracht 342
1016 CG AMSTERDAM
Telefoon +31(0)20-6264020
Fax +31(0)20-6250815
E-mail: info@openartfair.nl
Site: www.openartfair.nl

Inschrijving en deelneming
Deelneming aan De Open Art Fair is mogelijk voor galerieën die voldoen aan de volgende voorwaarden:
De galerie
- heeft als hoofdactiviteit verkoop en promotie van hedendaagse beeldende kunst;
- is als zodanig ingeschreven bij de Kamer van Koophandel;
- bestaat minimaal 1 jaar;
- organiseert minimaal 4 exposities per jaar van verschillende kunstenaars;
- maakt haar exposities kenbaar door middel van het versturen van uitnodigingen e.d.;
- kan een expositieprogramma overleggen dat minimaal 6 maanden vooruit blikt.
Voor het aanvragen van standruimte dient het zogenaamde Inschrijfformulier te worden gebruikt. Het formulier dient vergezeld te gaan van een kopie uittreksel Kamer van Koophandel en indien van toepassing uitnodigingen van voorgaande exposities en het komende expositie-programma.
Inzending van dit inschrijvingsformulier met bijlagen biedt geen garantie tot deelneming aan De Open Art Fair.

Toewijzing
Toewijzing geschiedt op volgorde van inschrijving is afhankelijk van de beschikbaarheid van de standruimte. De organisator wijst de deelnemer de plaats in de hal toe. Met wensen van de exposant wordt zoveel mogelijk rekening gehouden.

Continuiteit
Deelneming aan enige editie van De Open Art Fair geeft de betreffende deelnemer in principe het recht op deelneming aan de volgende editie.
Deelnemers kunnen in bijzondere gevallen van deelneming worden uitgesloten als bijvoorbeeld de betreffende commissie van mening is dat de kwaliteit van de presentatie of de gepresenteerde stukken onvoldoende is. Andere redenen tot uitsluiting kunnen onder meer zijn: veranderingen in het beleid van de deelnemer, nieuwe inzichten in diens ervaring of reputatie, een en ander ter beoordeling van de organisatie. Dit zal niet gebeuren zonder schriftelijke verantwoording van de organisatie aan de betreffende deelnemer, noch zonder deze het recht op wederhoor te gunnen.

Inrichting
De exposant dient de gehuurde stand tijdig in te richten met kunstvoorwerpen, welke uitsluitend onder zijn eigen naam worden aangeboden.
De organisator behoudt zich het recht voor de deelnemer op te dragen, indien nodig, de inrichting van zijn stand te wijzigen, hetzij in het belang van de beurs, hetzij vanwege overheidsvoorschriften. Veranderingen en/of toevoegingen in de stands kunnen slechts door door de beurs aangestelde standbouwers worden uitgevoerd.

Toegangsprijs
De toegangsprijs bedraagt € 10,- per persoon, per bezoek.
Houders van pas 65 of CJP betalen € 7,50 per persoon, per bezoek.
Alle toegangsprijzen zijn inclusief 6% BTW. Kinderen onder begeleiding tot 12 jaar gratis.

Relatiekaarten
Alle deelnemers krijgen van de organisator op naam van de betreffende deelnemer gestelde relatiekaarten toegestuurd. Een relatiekaart geeft recht op toegang voor één persoon voor één bezoek tijdens de beurs. Deelnemers kunnen een ongelimiteerd aantal relatiekaarten bestellen bij de organisatie. De eerste 50 kaarten worden á € 5,- exclusief 19% BTW bij de betreffende deelnemer in rekening gebracht, daarna worden alleen de ingeleverde kaarten berekend.

Risico
De organisator is op geen enkele wijze verantwoor-delijk voor de geëxposeerde stukken en andere bezittingen en/of eigendommen van de deelnemers en kan niet aansprakelijk worden gehouden voor schade daaraan of diefstal daarvan van welke aard of omvang dan ook, ongeacht de inspannings-verbintenis van de organisator om er voor zorg te dragen dat de Jaarbeurs gedurende de openings-uren van de beurs, de inrichtingsuren en de ontruimingsuren van de stands zal zijn beveiligd volgens het plan van beveiliging.
De deelnemer is verplicht de organisator te vrijwaren voor elke aanspraak van derden voor vergoeding van schade van welke aard en omvang dan ook, die is veroorzaakt door de deelnemer, personen waar hij verantwoordelijk voor is, zijn geëxposeerde stukken en andere bezittingen en/of eigendommen.
De organisator zal zorg dragen voor een plan van beveiliging van de Open Art Fair gedurende de openingsuren van de beurs, de inrichtingsuren en de ontruimingsuren van de stands. Het plan van beveiliging is bij de organisator in te zien.
De organisator verbindt zich zorg te dragen dat de Jaarbeurs de Open Art Fair voldoende beveiligt gedurende de uren dat de beurs gesloten is.

Huur van de standoppervlakte
De huurprijs per vierkante meter bedraagt
€ 130,- per m2 voor eiland- of hoekstands of
€ 115,- per m2 voor wandstands. Het minimale standoppervlak is 25 m2. Genoemd tarief is exclusief 19% BTW en inclusief uniforme standbouw.
De voorlopige indeling van de beurs, gesitueerd in hal 3 en 4 van de Jaarbeurs, bevat 84 stands variërend van 25 tot 100 m2.De stands worden verhuurd op basis van inschrijving, waarbij voorkeur kan worden opgegeven voor een hoek-, eiland of wandstand en het gewenste formaat. Voorkeuren worden zoveel mogelijk gehonoreerd maar kunnen niet worden gegarandeerd.

Omschrijving uniforme standbouw
Houten wanden, wit geschilderd, 300 cm hoog, naamsvermelding en verlichting (1 pendelspot per twee strekkende meter wand en vloerbedekking.
Aan de uniforme standbouw mogen zonder toestemming van de organisator geen wijzigingen zoals afwijkende hoogte, kleur of stoffering worden aangebracht. De wanden moeten in goede staat worden achtergelaten. Teksten of andere uitingen anders dan behorende bij de geëxposeerde kunstwerken op de buitenwanden zijn niet toegestaan. Deelnemers moeten zich verder houden aan alle eisen en voorschriften geldend in de Jaarbeurs Utrecht.

Publiciteit
De organisator zal voor de Open Art Fair een gedegen publiciteitscampagne voeren. De deel-nemers verplichten zich een extra bijdrage te doen voor de campagne van € 500,- excl. 19% BTW. De inhoud van de publiciteitscampagne zal ruim voorafgaande aan de beurs aan de deelnemers worden gecommuniceerd.

Catalogus
Bij de Open Art Fair verschijnt een full colour catalogus in boekvorm.
Elke deelnemende galerie wordt met 2 pagina‘s (spread) in de catalogus opgenomen.
Op deze pagina‘s is plaats voor maximaal é&eacuteln kleurenreproductie per pagina. De organisatie behoudt zich het recht voor afbeeldingen te weigeren.
Deelnemers verplichten zich tot het betalen van € 300,- exclusief BTW. Dit bedrag is bestemd ter dekking van de kosten van de catalogus.
De catalogus zal in een oplage van minimaal 3.500 stuks worden gedrukt en tegen een prijs van € 7,50 worden verkocht.
Desgewenst kunnen de deelnemers een extra spread bestellen. De kosten hiervoor bedragen € 250,-. Per pagina kan maximaal 1 afbeelding worden geplaatst. Voor wat betreft afbeeldingen en teksten draagt de deelnemer zelf zorg voor beeldrecht en andere verplichtingen jegens kunstenaars of andere rechthebbenden.
De deelnemer is verplicht de organisator te vrijwaren voor elke aanspraak door derden.

Opening
Op woensdag 8 september 2010 wordt vanaf 18.00 uur de opening georganiseerd.
De organisator nodigt hiervoor uit de directies en conservatoren van de Nederlandse musea voor moderne kunst alsmede de institutionele verzamelaars (bedrijven, instellingen etc.).
Vanaf 18.00 uur is de Open Art Fair voor genodigden en publiek geopend en zijn ook de zogenaamde relatiekaarten geldig. Om circa 19.30 uur wordt de beurs officieel geopend.

Prijzen voor deelneming (EXCL. 19% BTW)
De huurprijs per vierkante meter bedraagt
€ 130,- per m2 voor eiland- of hoekstands of
€ 115,- per m2 voor wandstands. Het minimale standoppervlak is 25 m2. Genoemd tarief is exclusief 19% BTW en inclusief uniforme standbouw.
Bijdrage publiciteit € 500,-
Bijdrage catalogus € 300,-
50 Relatiekaarten vooraf gefactureerd € 250,-

Betalingstermijnen
De betaling van de standhuur, alsmede de kosten voor publiciteitscampagne, catalogus en relatiekaarten, vermeerderd met de verschuldigde BTW, zal geschieden in twee termijnen en wel:
1. 50% binnen 21 dagen na datering van de voorschotnota. De voorschotnota zal op of na 5 april 2010 worden verzonden.
2. 50% binnen 21 dagen na datering van de slotnota. Deze nota zal op of na 12 juli 2010 worden verzonden.

Annulering
In verband met de voortgang en de voorbereiding wordt voor annuleren na toewijzing van de stands 10% van de standhuur, alsmede de kosten voor publiciteitscampagne en beurstijdschrift, relatie- en openingskaarten vermeerderd met de verschuldigde BTW in rekening gebracht.
Bij annulering na het verzenden van de tweede voorschotnota op 5 april 2010 wordt 55% het volledige bedrag voor de standhuur, publiciteitscampagne en beurstijdschrift, relatie- en openingskaarten in rekening gebracht. Bij annulering na het verzenden van de slotnota op 19 juli 2010 wordt het volledige bedrag voor de standhuur, publiciteitscampagne en beurstijdschrift, relatie- en openingskaarten in rekening gebracht.

Tijdschema Open Art Fair 2010

INRICHTING STANDS
Dinsdag 7 september 08.00 - 22.00 uur
Woensdag 8 september 08.00 - 17.00 uur

OPENING
Woensdag 9 september 15.00 - 18.00 uur persvoorbezichtiging
18.00 - 22.00 uur opening

OPENINGSTIJDEN
Donderdag 10 september 11.00 - 18.00 uur
Vrijdag 11 september 11.00 - 22.00 uur, Avondopenstelling CharityNight
Zaterdag 12 september 11.00 - 18.00 uur
Zondag 13 september 11.00 - 18.00 uur

ONTRUIMING STANDS
Zondag 13 september 19.00 - 24.00 uur
Maandag 14 september 08.00 - 12.00 uur

OP- EN AFBOUW
Deelnemers kunnen op de aangegeven tijden hun stands inrichten en uitruimen. Het personeel dient in het bezit te zijn van op- en afbouw badges die tijdens op- en afbouw duidelijk zichtbaar gedragen dienen te worden. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het direct afvoeren of opslaan van afval en/of inpakmateriaal.
Achtergelaten afval zal op kosten van de standhouder door de organisatie worden afgevoerd.

Overige deelnemingsvoorwaarden
De organisator kan om zwaarwegende redenen, zulks te zijner beoordeling, de beurs annuleren door middel van schriftelijke opzegging aan de exposant. De organisator kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van het hierdoor beëindigde contract met de exposant. De organisator zal de door de deelnemers gedane betalingen terugstorten met dien verstande dat, ingeval de annulering het gevolg is van overmacht, zij een bedrag kan inhouden om de tot het ogenblik van annulering ontstane kosten in het belang van de beurs te dekken.
De organisator heeft te allen tijde vrije toegang tot alle standruimten ten einde controle uit te oefenen of werkzaamheden te verrichten in het belang van de beurs.
De deelnemer is persoonlijk verantwoordelijk voor het gedrag van alle door hem aangestelde of onder zijn toezicht werkende personen.
De deelnemer zal:
- de aanwijzingen en de verordeningen van de organisator en haar staf en van het bewakingspersoneel opvolgen;
- zich houden aan de geldende brandweervoorschriften en de gemeentelijke verordeningen;
- geen werk exposeren namens een andere galerie of handelaar;
- de hem toegewezen standruimte uitsluitend voor eigen expositiedoeleinden gebruiken;
- gedurende de openingstijden toezicht op zijn stand houden of doen houden;
- buiten de gehuurde ruimten op geen enkele wijze enig werk tonen of distribueren.
Bij in gebreke blijven van een of meer eerder genoemde verplichtingen is de organisator gerechtigd de overeenkomst als onmiddellijk ontbonden te beschouwen. Dientengevolge kan hij de deelnemer de toegang tot de hal weigeren en kan hij de standruimte opnieuw verhuren, zonder dat voorafgaande ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst nodig is en zonder dat de deelnemer enig recht kan doen gelden op restitutie van de huurkosten.
In gevallen waarin niet is voorzien binnen het kader van deze deelnemersvoorwaarden beslist de organisator.